Поняття робочого місця менеджера та його організація

телефонний або радіозв'язок);

-       комбінований (подача і отримання/сприйняття сигналів, що сприймаються візуально та на слух).

До засобів зв'язку висуваються такі вимоги:

-       час на подачу сигналу має бути мінімальним, а дії людини для його подачі або прийняття - простими;

-       сигнал має подаватися доти, доти не буде прийнятим;

-       система сигналізації має забезпечувати можливість як одночасного виклику декількох осіб, так і одночасного прийому сигналів однією особою з декількох робочих місць (у т. ч. забезпечення конференц-зв'язку);

-       інформація сигналу має бути достатньо повною, тобто оповіщати про причину подання сигналу та адресу виклику;

-       сигнал має подаватися не тільки виконавцю а й адміністративній особі;

-       система зв'язку має бути надійною (за необхідності дубльованою).

Конкретний перелік оргтехніки менеджер встановлює, виходячи зі специфіки своєї роботи та індивідуальних особливостей.

При цьому слід мати на увазі, що найбільшу ефективність дає комплексне її використання. Якщо окремі технічні засоби знижують витрати часу на виконання управлінських робіт на 10-15 %, то при комплексному використанні витрати часу скорочуються у 2- 3 рази.

Диктофонна техніка. Як уже зазначалося, предметом праці менеджера є інформація, її більша частина сприймається органами зору, а фіксується органами чуття. З цієї точки зору значний ефект дає використання диктофонної техніки. Диктофони, магнітофони використовуються для диктовання і відтворення доповідей, виступів, ділових листів, телефонних переговорів, усних вказівок, розпоряджень та інших видів речової інформації з подальшим її опрацюванням (друкування, переписування та ін. ). Ефективність використання диктофонної техніки досягається під впливом деяких об'єктивних причин. Процес мови у декілька разів швидший за процес ручного запису, тому усунення необхідності писати від руки прискорює підготовку документів у 3-4 рази

На кожній сторінці тексту економиться не менше 5- 8 хвилин робочого часу менеджера. Значну економію дає диктування різних допоміжних первинних і проміжних матеріалів, тобто робочих записів, тезисів, конспектів, витягів із документів і друкованої інформації. Крім того, за рахунок усунення необхідності розбирання рукописного тексту продуктивність праці друкарки підвищується на 30-45 %.

По фонограмі запису виступів на зборах, конференціях, нарадах та ін. можна зробити висновок про те, як вони проходили, хто, що і як сказав, тому що записується все без пропусків і скорочень. А якщо підлеглі знають, що здійснюється запис усних розпоряджень диктофоном, то це значно дисциплінує їх при вирішенні доручених їм завдань.

Ефективність використання диктофонної техніки прямо пропорційна умінню менеджера швидко формулювати свої думки. Це дається не відразу. Спочатку треба подолати труднощі психологічного характеру, які зникають через 10-15 диктовок.

Переговорні пристрої забезпечують усний зв'язок між менеджером і його підлеглими. Вони здійснюють приймання і передачу оперативної інформації з двома і більше абонентами, груповий виклик прямих абонентів.

Переговорні пристрої мають різні технічні характеристики і цільове призначення.

Поряд з використанням всередині організації місцевих АТС з виходом у міську телефонну мережу, значний ефект дає застосування комутаторів прямого телефонного зв'язку.

Комутатори доцільно використовувати для оперативного зв'язку менеджерів з підлеглими. Станції адміністративного зв'язку забезпечують

1 2 3 4 5 6

Схожі роботи

Реферати

Курсові

Дипломні