Укладання документів щодо особового складу
План
Вступ
1. Заява
2. Автобіографія
3. Характеристика
4. Резюме
Висновок
Список використаної літератури
Вступ
Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки, називається діловодством. Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати.
Офіційно – ділова сфера діяльності суспільства знаходить найповніше відображення у документах. Поняття «документ» широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності. Документ – це діловий папір, що закріплює інформацію про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людей. Документ має правове й господарське значення, зокрема може служити письмовим доказом, а також є джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру.
1. Заява
Заява – це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі. Наприклад ( додаток 1. )
Розрізняють два основних види заяв:
- особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;
- службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або організації (підприємства, об’єднання), які він репрезентує, до посадової особи іншої організації, структури тощо.
Остання може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).
За походженням заяви бувають:
1. Зовнішні:
а) особисті, у яких обов’язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, посвідчення та ін. ). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);
б) службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами.
2
Реквізити заяви:
1. Адресат (з великої літери праворуч) – посада, назва установи, прізвище та ініціали посадової особи, на ім’я якої подається заява, у давальному відмінку, чергуючи закінчення –ові (-еві, -єві) з –у (-ю).
2. Адресант – посада, звання, назва закладу, прізвище, ім’я особи, яка звертається із заявою, у родовому відмінку (без крапки в кінці останнього слова).
3. Назва документа.
4. Текст (з великої літери, з абзацу). Текст заяви має таку структуру:
- прохання (висновок);
- обґрунтування прохання (доведення) – для заяв про звільнення, переведення тощо.
5. Додаток (підстава): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації. Перелік документів, що додаються може починатися словами: До заяви додаю (тоді назви доданих документів ставляться у знахідному відмінку: довідку, автобіографію), може починатися словами: До заяви додаються такі документи (далі назви документів у називному відмінку) або словом Додаток: 1…; 2…; 3….
6. Дата написання ( ліворуч ).
7. Підпис адресанта ( праворуч ).
Для одержання додаткових авансів чи позик укладається заява-зобов’язання.
У цьому документі крім обґрунтованого прохання про надання певної суми зазначаються гарантований термін і спосіб її повернення, відомості про постійне місце роботи й заробітну плату та дані особистого документа (паспорта).
Різновидами заяв також є позовні заяви, які подаються до суду, наприклад, позовна заява про стягнення аліментів містить такі відомості:
а) назва суду;
б) прізвище, ім’я, по батькові позивача, відповідача та їх домашня адреса;
в) назва документа;
г) зміст вимоги позивача висвітлює дату реєстрації шлюбу, наявність дітей, рік їх народження; від якого часу відповідач ухиляється виконувати свої батьківські обов’язки та вимоги позивача;