Банковская документация
Банківська документація
Усі банківські операції відображаються в обліку тільки за наявності документального підтвердження. Банківські документи — це письмове розпорядження клієнта чи відповідального працівника банку на проведення грошово-розрахункової операції або іншої операції в банку. За призначенням вони поділяються на розпорядчі, тобто такі, що містять дозвіл на виконання операції, і виконавчі. Документи надходять до банків від підприємств і установ, інших банків, а також складаються безпосередньо в банку і містять необхідну інформацію про характер операції, що дає змогу перевірити її законність і здійснити банківський контроль.
Таким чином, документ є письмовим підтвердженням виконання операції та підставою для відображення її в бухгалтерському обліку. Документ, який засвідчує операцію, називається первинним. На підставі первинних документів можуть складатися зведені документи.
Сукупність документів, що використовуються банком для ведення бухгалтерського обліку і контролю, складає банківську документацію.
Документи за змістом операцій поділяються на:
- касові;
- меморіальні;
- позабалансові та ін.
Касовими документами оформляються операції з приймання і видачі готівки. Вони поділяються на прибуткові та видаткові. До прибуткових належать оголошення на внесення готівки в касу банку, прибутковий касовий ордер тощо; до видаткових — грошовий чек на отримання готівки і видатковий касовий ордер.
Меморіальні документи використовуються для безготівкових переказів за рахунками. Це розрахункові документи, що надаються банку клієнтами (платіжні доручення, вимоги-доручення, розрахункові чеки), меморіальні ордери та ін.
До позабалансових документів належать прибуткові та видаткові позабалансові ордери
Форми документів, що підприємства подають банкам, а також документів, що вони отримують від банків на підтвердження виконання відповідних операції, включені в уніфіковану систему грошово-розрахункової документації. Вони затверджені Правлінням НБУ і стандартизовані. Для складання документів використовуються стандартні бланки встановленого зразка, виготовлені друкарським способом. Широко застосовується складання грошово-розрахункових документів на електронно-обчислювальних машинах (з аналогічним розташуванням усіх даних, передбачених стандартною формою друкарського бланку за певною операцією).
Банківські документи включають дані, які називаються реквізитами.
До обов’язкових реквізитів відносять:
- назву установи банку;
- дату здійснення операції;
- зміст операції;
- суму операції;
- підписи відповідальних осіб.
Інші реквізити залежать від виду операції.
Усі грошово-розрахункові документи у своєму складі мають меморіальний ордер, у якому вказано бухгалтерське проведення, тобто визначені бухгалтерські рахунки, що підлягають дебетуванню і кредитуванню.
Реквізити в документах розміщені у відповідній послідовності: довідкові дані — ліворуч, бухгалтерські і статистичні — праворуч.
Кількість примірників документів має бути достатньою для відображення операції в обліку за всіма особовими рахунками всіх сторін-учасників, що беруть участь у виконанні банківської операції. Усі примірники заповнюють на друкарській машинці в один прийом або шляхом множення оригіналів. Чеки, об’яви на внесення готівкою, квитанції, прибуткові і видаткові касові ордери заповнюють власноручно.
Грошово-розрахункові документи підписують посадові особи, яким надано це право.
У банках установлені правила зберігання документів. Щоденно документи, на підставі яких у банку здійснювали господарські операції,