Деловая одежда и имидж референта

бездоганності якості вироблюваних фірмою товарів робіт, послуг, що надаються. Але не в меншій мірі його ефективність залежить від дирекції і працівників фірми і передусім - від секретаря.

Специфіка секретарської роботи полягає в операціях з документами і численних контактах з людьми, як безпосередніх, так і по телефону, телетайпу, за допомогою переписки. Причому, як правило, ці функції доводиться здійснювати паралельно з виконанням декількох, часом навіть не зв'язаних між собою робіт і доручень. Це припускає уміння правильно розподіляти увагу, швидко і безпомилково перемикатися з одного об'єкту на інший, оперувати з технікою і одночасно вести прийом відвідувачів. І все треба робити на високому професійному рівні, без нервозності, інтелігентно, тактовно, доброзичливо і дипломатично.

В секретаря теж повинен бути свій імідж. Під ним в даному випадку треба розуміти охайний, красивий, але не помітний зовнішній вигляд, уміння триматися в діловій і неформальній обстановці, високопрофесійний стиль роботи з документами і спілкування з людьми, зміст в порядку робочого місця і підсобних технічних засобів, виразну, грамотну і тактовну мову, дбайливе відношення до людей, гарний настрій і, як вінець всього, - зміцнення авторитету фірми, її репутації в клієнтів.  

1. 4. Професійні і особисті якості помічника керівника.

Робота секретаря-референта відрізняється швидкозмінною ситуацією, різноманітністю задач, що виконуються, і потребою їх оперативного розв'язання і необхідністю часто вести паралельно декілька видів робіт, різноманіттям контактів. Тому при прийомі на роботу секретаря-референта пред'являється ряд вимог,  які можна розділити на вимоги до ділових і особистих якостей.

До ділових якостей перш за все відносяться професійні навики, тобто секретар-референт повинен мати спеціальну освіту, бути професіонально підготовленим. Сьогодні секретарів-референтів готують як у вищих учбових закладах, так і технікумах-коледжах. Готують секретарів і на численних і короткострокових курсах

Потреба в навчанні секретарів в країні велика.

Секретар-референт повинен відрізнятися високим рівнем самоорганізованості, т. я. саме на нього падає організаційне обслуговування керівника фірми. Він зобов'язаний забезпечити своєчасність підготовки наради, прийому, оформлення документа і т. д.

Не менше важливо така якість секретаря, як відповідальність за якісне і своєчасне виконання поставлених задач. Керівник повинен бути упевнений, що дане секретарю доручення буде виконано в строк.

Секретар-референт повинен відрізнятися ініціативною, умінням ухвалювати самостійні рішення в межах своєї компетенції, не чекаючи вказівок керівника з кожного приводу.

При підборі секретарів-референтів на одному з перших місць висувається вимога збереження службової таємниці, уміння в розмові виявити дипломатичність в розмовах по телефону і особистих контактах, тактовно відійти від бесіди, яка може завдати збитку справі фірми- це завжди цінується в співробітнику.

До самих найважливіших якостей секретаря-референта відноситься - пунктуальність. Особливо велике значення має своєчасність пред'явлення документів і інформації для ухвалення розв'язання, організація зустрічей, нарад. Секретар-референт ніколи нічого не забуде і своєчасно проінформує, нагадає, організує.

Секретар - референт повинен володіти умінням передбачати напружені ситуації і уміти детально спланувати роботу у цей момент.

Робота секретаря-референта ніколи не буде успішною, якщо він не буде зраджений своїй фірмі, організації. Відданість в роботі основна якість для ідеальних відносин з керівниками.

Професіоналізм -

1 2 3 4 5

Похожие работы