Корпоративная информационная система органов прокуратуры Украины
За аналогічною схемою зверху вниз передаються накази, розпорядження та вказівки на виконання.
Як середовище створення системи автоматизації документообігу було вибрано систему Lotus Notes — мережну платформу типу клієнт—сервер для розробки і розміщення прикладних програм, яка забезпечує спільну роботу людей (які перебувають в одному приміщенні або розділені територіально) над спільними завданнями в єдиному технологічному циклі. Lotus Notes відноситься до класу програм, орієнтованих на спільне виконання завдань робочими групами (groupware, див. розд. 4).
Робочий простір Lotus Notes ідентичний робочому столу ОС Wіndows і складається з фіксованих екранних вікон, у яких розміщені піктограми, що подають бази документів системи. Документ є базовим поняттям системи Lotus Notes
Документ для бази даних не потрібно конструювати спеціальним чином, він відповідає паперовому документу. Його структура визначається бланком і може містити числові, текстові і «розширені» поля. Останні складають основу документів і забезпечують їх різноманіття. Вони можуть містити текст, таблиці, графіку, звук, відео, а також об’єкти, які було впроваджено засобами OLE (Wіndows), у тому числі і мультимедіа-продукти. Єдиний тип зв’язку, який підтримує Lotus Notes, — зв’язок супідрядності «основний документ — документ у відповідь». Крім документної структури даних і мережної організації Lotus Notes має такі особливості:
- єдиний користувацький інтерфейс для звертання до інших користувачів, усіх мережних ресурсів та інформації;
- відкритість — підтримка багатьох операційних систем, додатків, зовнішніх джерел даних, систем передачі повідомлень тощо;
- масштабовуваність — підтримка організацій будь-якого розміру від робочої групи з двох осіб до корпоративної мережі з десятками тисяч користувачів;
- забезпечення повного життєвого циклу кожного документа в організації — відстеження його руху, візування, узгодження, прийняття, здача до архіву, зберігання;
- функції повнотекстового пошуку документів за словами, фразами, числами і датами;
- контекстний пошук за заданими документами і полями;
- підтримка версій документів (зберігання та оброблення кількох редакцій одного документа);
- вбудована поштова система із засобами повідомлення, автоматичної маршрутизації і циркулярної розсилки документів;
- механізм реплікації (тиражування) — забезпечення доступу до нової інформації всіх співробітників, у тому числі територіально віддалених, процедура виконується автоматично на рівні серверів;
- повна система захисту інформації на всіх рівнях (обмеження доступу, шифрування, електронний підпис);
- розвинена система швидкої розробки додатків, включаючи засоби проектування бланків, настройки засобів перегляду баз і документів, використання макросів і функцій. Сама розробка може бути еволюційною: спочатку форми документів, які передбачають ручне заповнення, потім — програмні сервісні функції, наприклад, автоматичний агент, який перевіряє час, відведений на роботу з документами або описаний механізм заповнення за шаблонами, і нарешті, повністю автоматичні