MS ACCESS

Натиснути кнопкою мишi на Ok.

 

Звіти

Звіт складається у випадках, коли є необхідність представити на екрані або роздрукувати зведену інформацію з бази даних. Для отримання такої інформації повинні бути проведені підрахунки у всіх групах даних, результатами яких будуть загальні проміжні суми. За структурою та оформленням звіт схожий на форму, в нього також можна додавати елементи керування та оформлювати у відповідності з власними уподобаннями.

Без особливих труднощiв можливо окремо друкувати форми та таблицi, але часто потрiбно друкувти їх сумiсно. Це важливо, коли окрiм форми друкуються основнi днi (вибрнi поля) по всiй базi. щоб створити звiт з групованими дними, потрібно виконувати такi дiї:

1. У вiкнi бази даних натиснути кнопкою мишi на пiктограмi REPORT (Звіт).

2. Позначити клавiшу NEW. На екрнi формується дiлоговий блок NEW REPORT.

3. Видiлити зi списку запит чи таблицю.

4. Позначити клвiшу REPORT WIZARD.

Access формує дiалоговий блок REPORT WIZARD.

Цей дiалоговий блок дозволяє зробити наступне:

         - Видiлити GROUPS/TOTALS (це дозволяє зробити загальний друк);

         - Додати поля з одних запитiв до iнших;

         - Сортурувати записи з поля PRODUCT NAME;

         - Вибрати груповi записи з поля CATEGORY NAME;

         - Можливо також змiнити стиль виведення за допомогою EXECUTIVE STYLE.

Пiсля цього можна проглянути звiт у виглядi, в якому вiн друкується (для цього потрiбно позначити клавiшу PRINT PREVIEW). Потiм можливо надрукувати та зберегти звiт. Щоб переглянути сторiнку яка пiдготовлена на екранi потрiбно:

1. У PRINT PREVIEW розмiстити вказiвник на текстi звiта. Вказiвник перетворюється у позначку, що нагадуеє лiнзу.

2. Натиснути на площинi звiту. Access формує повну сторiнку звiту. Надана також можливiсть проглянути повну сторiнку.

3. Щоб повернутися до вiдображення даних, потрібно натиснути на текстi звiту ще раз. Можливо проглянути iнформацiю на однiй сторiнцi, а також проглянути весь звiт, протягуючи його у площинi однiєї сторiнки. Для прокручування використовується вiдповiдна смуга.

Щоб надрукувати звiт потрiбно виконати наступнi дiї:

1. З меню FILE позначити опцiю PRINT чи натиснути лiвою кнопкою мишi на пiктограмi PRINT з iнструментальної смуги меню.

2. Виконати необхiднi дiї у дiалоговому окнi та натиснути ОК.

Наступнi дiї пов'язанi з модiфiкацiєю звiтiв та введенням графiчних зображень

Для цього необхiдно:

1. З меню FILE позначити опцiю SAVE AS на екранi формується дiалоговий блок

SAVE AS.

2. У блоцi REPORT NAME можливо змiнити назву звiту.

3.   Натиснути ОК.

Додавання графічних зображень до звіту

Щоб додати дiаграми до кiнця звiту потрiбно:

1. Прокрутити звiт до кiнця у вiкнi REPORT. Графiчне зображення може формуватись у зонi 5-8 см. у кiнцi тексту.

2. Натиснути кнопкою мишi на пiктограмi GRAPH у iнструментальнiй смузi.

3. З'являється смуга у кiнцi звiту 5х15 см.

Можливо змiнити розсташування та розмiри зони вiдображення. Для цього необхiдно перемiщувати лiвий верхнiй та нижнiй правий кути зони. Access накладає сiтку положення якої можливо також коригувати. Щоб побачити графiчне зображення у звiтi потрiбно:

1. З меню FILE позначити опцiю PRINT PREVIEW.

2. Перейти до останьої строки сторiнки звiту можна з допомогою смуги прокручування. Access вiдображає зображення в такому ж виглядi як i друкує.

3. Пiсля того як ви подивились клацнiть на CANCEL.

Access має два шляхи створення дiаграм.

Щоб додати дiаграми до iснуючих форм чи звiтiв, використовуються засоби iнструментальної смуги. Щоб створити форму з графiкою за допомогою FORM WIZARD, треба створити форму, а потiм позначити GRAPH WIZARD.


Використана література

  1. Пушкаря О. І. Інформатика. Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технології: Підручник. – К. : Академія, 2002.
1 2 3 4 5 6 7 8 9