Организации и проведение пресс-конференций
Є ряд обов'язкових формальних вимог, які потрібно дотримати для успішного проведення прес-конференції. В процесі підготовки і проведення прес-конференції виділяється етапи (підготовчий, етап безпосередньо перед заходом, сама прес-конференція і етап після закінчення заходу), кожен з яких має характерні особливості.
2. 1 Підготовка проведення прес-конференції
Підготовка припускає визначення круга учасників і їх ролей, складу запрошених, розробку детальної програми і сценарію.
Перший етап - це планування і сповіщення.
Приблизно за тиждень до очікуваної прес-конференції необхідно оповістити ті ЗМІ, чия присутність потрібна на прес-конференції, залежно від її теми. Як правило, це робиться шляхом розсилки прес-релізів, по електронній пошті або факсом.
Спочатку варто визначити, наскільки ваша інформація цікава представникам ЗМІ, адже можна обмежитися розсилкою прес-релізу. Хоча можна відмітити, що середня за якістю прес-конференція забезпечує значно більший вихід матеріалів в ЗМІ, чим самий хороший прес-реліз
Після розсилки прес-релізів необхідно переконатися в отриманні, зателефонувавши. Напередодні перевіряється ще раз кількість тих, що прийняли запрошення, тих, хто відвідає прес-конференцію. За добу до прес-конференції доцільно обдзвонити ключові ЗМІ з'ясувати, чи отримано запрошення? чи планується явка? чи не потрібна якась додаткова інформація? У запрошенні, що розсилається, слід вказати:
- місце, день і час проведення прес-конференції, її зразкову тривалість;
- загальну тематику прес-конференції і перелік основних питань, передбачуваних до розгляду;
- прізвища і посади основних учасників прес-конференції з боку її організаторів.
У запрошенні не рекомендується детально перераховувати і коментувати основні питання прес-конференції, щоб не ослабити інтерес представників ЗМІ до майбутньої події.
Запрошення розсилаються по редакціях, природно, заздалегідь. Якщо в нім буде позначено прохання відразу підтвердити участь, то організатори заздалегідь знатимуть, скільки журналістів буде присутньо в залі, на скільки персон готувати фуршет або коктейль. (До речі, якщо коктейль намічається, в запрошенні прийнято згадувати про це).
Акредитація (час і місце) оголошується також в запрошенні.
Інформаційний пакет документів (прес-кит) готується заздалегідь - на підготовчому етапі визначається перелік документів, підбір їх в теки.
Сценарій прес-конференції містить перерахування усіх подій майбутньої прес-конференції з вказівкою виконавців і часу (у хвилинах!), що відводиться на кожну з цих частин єдиного заходу,:
- - відкриття, представлення хазяїв (улаштовувачів) прес-конференції;
- - вступне слово ведучого;
- - виступи (інформаційні повідомлення);
- - питання і відповіді;
- - закриття;
- - неофіційна частина, що включає