Организация работы архива
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ АРХІВУ
Управління архівом
Під у правлінням архівом мається на увазі організація виконання працівниками завдань і функцій та реалізації повноважень архіву. Управління архівом здійснюється відповідними органами виконавчої влади (місцевого самоврядування) вищого рівня, директором та іншими керівними працівниками архіву організаційно-розпорядчими, економічними, соціальними і виховними методами.
Управління архівом здійснюється на основі Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Держкомархіву України, інших центральних та відповідних місцевих органів виконавчої влади і місцевого самоврядування.
Відповідно до цих нормативно-правових актів розробляються основні нормативні документи з організації роботи архіву: положення про архів і його структурні підрозділи, структура та штатний розпис, кошторис надходжень і витрат, посадові інструкції працівників.
Положення про архів визначає його статус як юридичної особи, порядок створення і підпорядкування, правову базу діяльності, профіль, завдання, функції, права і порядок управління.
Положення про архів затверджується органом виконавчої влади (органом місцевого самоврядування) вищого рівня. Положення про місцеві державні архівні установи затверджуються на підставі типових положень, затверджених Кабінетом Міністрів України.
Структура архіву - документ, що визначає склад структурних підрозділів, розробляється з урахуванням завдань і функцій архіву та умов і особливостей його роботи.
Структура архіву затверджується директором архіву за погодженням з органом вищого рівня.
В архівах, що не мають структури, можуть створюватися групи працівників за напрямками діяльності, які очолюють відповідні спеціалісти.
Положення про структурні підрозділи архіву визначають завдання, функції, повноваження й організацію діяльності підрозділів. Ці положення розробляються на основі положення про архів, його структури та з урахуванням примірник положень про структурні підрозділи архівів, затверджених Держкомархівом України
Положення про структурні підрозділи затверджуються директором архіву.
Штатний розпис архіву - документ, що визначає конкретний набір посад працівників архіву та складові їхньої заробітної плати відповідно до умов оплати праці.
Штатний розпис складається згідно із структурою архіву в межах встановленої йому граничної чисельності та фонду оплати праці працівників і затверджується керівником органу вищого рівня.
Кошторис надходжень і витрат архіву - документ, що визначає загальний обсяг, цільове надходження, використання і поквартальний розподіл коштів архіву. Кошторис складається на календарний рік та затверджується керівником органу вищого рівня.
Посадові інструкції складаються на всіх працівників архіву і визначають їхні обов'язки, права та відповідальність.
Посадові інструкції складаються на підставі кваліфікаційних довідників посад працівників і положень про структурні підрозділи та затверджуються директором архіву.
Директор (керівник) архіву здійснює керівництво діяльністю архіву, несе персональну відповідальність за виконання покладених на архів завдань, визначає ступінь відповідальності своїх заступників і керівників структурних підрозділів та інших працівників архіву.
Для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції архіву, в ньому на правах дорадчого органу створюється колегія. Склад колегії, положення про неї (регламент) затверджуються відповідним органом вищого рівня.
Рішення колегії проводяться в життя наказами директора.
В архіві на правах науково-дорадчих органів створюються із залученням представників інших установ та наукової громадськості: