Требования к электронным документам

План

Вступ

1. Поняття «електронного документу» та його особливості 

2. Електронний підпис – обов’язковий атрибут електронного документу 

3. Вимоги до укладання та оформлення документів 

4. Основні вимоги до системи електронного документообігу 

5. Особливості роботи з електронними документами 

Висновки 

Список використаної літератури 

 

Вступ

В останні роки швидкий розвиток науки і техніки, широке використання Інтернету сприяли формуванню так званого «інформаційного суспільства». Основними рисами інформаційного суспільства є:

- збільшення ролі інформаційних потоків у громадських процесах;

- збільшення питомої ваги та видів інформаційних комунікацій, продуктів, послуг у валовому внутрішньому продукті країн;

- створення глобального інформаційного простору, який забезпечує ефективну інформаційну взаємодію людей, їх доступ до світових інформаційних ресурсів, задоволення потреб суспільства щодо інформаційних продуктів і послуг.

В інформаційному суспільстві головний ресурс комунікації - інформація. Саме на основі володіння інформацією про процеси і явища можна ефективно й оптимально будувати будь-яку діяльність. Більша частина населення в інформаційному суспільстві зайнята в сфері обробки інформації або використовує інформаційні та комунікаційні технології у своїй повсякденній діяльності. Це і стало причиною появи електронних документів, електронного документообігу, електронного цифрового підпису та нових носіїв інформації.

У сучасних умовах в Україні використання електронних документів є невід’ємною частиною життя кожної людини, але їх використання в бухгалтерському обліку, інформаційному підґрунті прийняття управлінських рішень господарського та фінансового характеру досить обмежене, що зумовлено недосконалістю українського законодавства з цього питання.

Питання використання електронних документів та електронного документообігу є дуже актуальним, про що свідчить велика кількість наукових праць, у яких розглядається ця проблема в різних аспектах: проблема електронного документообігу та шляхи їх вирішення (А. О.  Ніколашин, І. В. Курташова, М. Білуга, Т. Микитенко, Т. Мельник), проблема використання електронних цифрових підписів (А. Шпірко, А. Прокопенко, Т. Мельник), оцінка безпеки електронногодокументообігу та контроль доступу (С. М. Головань, А. В. Фурманюк) тощо.

 Основними вимогами до систем електронного документообігу є масштабність, розподіленість, модульність, відкритість.

 Масштабність системи електронного документобігу визначають як здатність підтримувати будь-яку кількість користувачів і мати можливість нарощувати потужність за рахунок потужності апаратного забезпечення, на якому вона встановлена. Реалізація цієї вимоги може бути забезпечена за до-помогою використання індустріальних систем управління базами даних таких компаній, як Sybase, Місrosoft, Оracle, Іnformix, які існують практично на всіх можливих програмно-апаратних платформах, забезпечуючи таким чином максимально широкий спектр продуктивності.

 Розподіленість системи електронного документобігу трактують таким чином: основні проблеми в роботі з документами виникають у територіально-розподілених організаціях, тому архітектура системи документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених об'єктів (або автоматизо-ваних робочих місць), їх можна об'єднати найрізноманітнішими за швидкістю та якістю каналами зв'язку

 Архітектура системи має забезпечувати взаємодію з віддаленими користувачами.

 Модульність системи електронного документообігу - це здатність системи складатися з окремих модулів, інтегрованих між собою, тобто не завжди потрібне впровадження всіх компонентів системи документообігу, адже коло завдань, які треба розв'язати, може бути меншим за весь спектр завдань документообігу.

 Відкритість системи електронного документообігу забезпечує наявність відкритих інтерфейсів для можливої о доопрацювання та інтеграції. Така система не має існувати у відриві від інших прикладних завдань. Наприклад, часто потрібно її інтегрувати з прикладною бухгалтерською програмою.

 

1. Поняття «електронного документу» та його особливості

Поняття "електронний документ" є полісемічним за своєю сутністю. Це пов'язано з тим, що на відміну від документа в традиційному розумінні ЕД нерозривно пов'язаний з програмно-апаратними засобами ЕОТ, за допомогою якої він створюється, підписується, передається та зберігається.

Електронний документ буде обмежений такими параметрами, як його вміст, структура даних, формати й стандарти режиму передачі й, найважливіше, характер його використання. При зміні кожного із цих параметрів відповідно буде змінюватися документ. Він буде відкритим, гнучким, адаптуємим, багатомірним.

Законом України "Про електронні документи й електронний документообіг" від 22. 05. 2003 р. регулюються організаційно-правові основи використання електронних документів у всіх сферах економіки. [1]

Електронний документ- це зафіксована інформація у виді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа відповідно до Положення про документальне забезпечення записів затвердженим Міністерством фінансів України.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою представлення електронного документа є відображення даних, що містяться в ньому, електронними або засобами на папері у формі, придатній для сприйняття його змісту людиною.

Електронний документ повинний мати обов'язкові підписи осіб, що дозволили виконання господарської операції і її оформлення електронними засобами, а також осіб, що виконали цю операцію. У випадку відсутності одного з цих підписів електронний документ не може мати юридичного статусу.

Оригіналом електронного документа вважається електронний екземпляр документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронними цифровими підписами осіб, що приймали участь у його створенні. При використанні електронного документа різними користувачами, його зберегають на декількох електронних носіях інформації, кожний з електронних екземплярів вважається оригіналом електронного документа. У випадку перетворення його в паперову форму в декількох екземплярах кожний з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинний давати можливість довести його цілісність і дійсність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках він може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, у тому числі в паперовій копії. Електронна копія електронного документа засвідчується в порядку, установленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне представлення електронного документа на папері, засвідчений у порядку, установленому законодавством для первинних документів[9, c. 15-16].

Юридична сила електронного документа і його використання як доказу не можуть бути спростовані винятково через те, що він має електронну форму.

Електронний документ не може бути застосований як оригінал при оформленні наступних операцій:

  • одержанні свідчення про право на спадщину;
  • створенні його лише в одному оригінальному екземплярі, крім випадків, коли мається централізоване сховище оригіналів електронних документів;
  • в інших випадках, передбачених законом.

Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеного шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється в порядку, установленому законодавством про господарські договори.

1 2 3 4 5 6