Требования к электронным документам

Електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:  електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;  під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;  особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.  Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через  те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа.

Цілісність електронного документа встановлюють шляхом перевірки електронного цифрового підпису. Термін зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від терміну, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом вищезгаданого терміну, документи дублюються на кількох електронних носіях інформації та здійснюється їх періодичне копіювання. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи зберігають у вигляді копії документа на папері.

Для збереження електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:

- інформація, яку містять електронні документи, повинна бути доступною для її подальшого використання;

- має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

- повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одер­жання.

Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг архівної установи. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюють у порядку, визначеному законодавством.

 

3. Вимоги до укладання та оформлення документів

Писемне регулювання ділових стосунків у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговування громадських потреб людей у побутових ситуаціях здійснюється за допомогою ділових паперів, документів.

Розрізняють декілька значень поняття - "документ":

  1. Письмове офіційне свідчення, доказ юридичної сили, зафіксований на спеціальному папері (паспорт, свідоцтво про народження, диплом про освіту та ін. ).
  2. Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує дії, повноваження чи права конкретної особи (закон, акт, протокол, заповіт, доручення та ін. ).
  3. Матеріальний об'єкт, у якому міститься певна інформація (перфокарта, дискета, файл, кіно- й фотоплівка та ін. ).
  4. Історично достовірні письмові джерела (грамота, указ та ін. ).

Кожний документ укладається згідно з усталеними нормами та правилами, які є стабільними (канонічними) для конкретного виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам:

- не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного й адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів;

- видаватися лише відповідними повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією;

- відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;

- бути достовірними, переконливими й відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);

- бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.

Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання.

Текст і його оформлення

Головною складовою документа є текст (зміст), який визначається назвою та метою ділового папера. Укладаючи текст, слід дотримуватися певних технічних вимог, а саме:

- на бланку друкується тільки перша сторінка, а друга й наступні - на чистих аркушах однакового з бланком розміру, кольору й ґатунку;

- підпис укладача чи відповідальної (керівної) особи можна переносити на другу (іншу) сторінку лише за умов наявності на ній не менше двох рядків тексту;

- у складних документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидшого опрацьовування й уникнення плутанини.

Рубрикація - це поділ тексту на логічні складові частини, які графічно відокремлюються одна від одної.

Для цього використовують також заголовки, систему нумерації, колір чи фактуру паперу та ін. , що в кінцевому рахунку виражає зовнішню будову (композицію) всього документа і вказує на його складність.

Ступінь складності й форма поділу безпосередньо залежить від обсягу, змісту, складу, тематики і призначення документа.

Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци. Класичний абзац має три частини:

- зачин (формулює тему абзацу - зміст);

- фраза (містить основну інформацію абзацу);

- коментар (підсумок усього абзацного змісту).

Інформація, вміщена в межах одного абзацу, повинна виражати закінчену думку

Типовий абзац має бути із 4-5 речень. Хоча ОДС не виключає наявність й одного речення. Та яким би не був обсяг абзацу, він має являти собою внутрішньо замкнене смислове ціле.

При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил.

  1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.
  2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні спектри змісту /з метою надання допомоги, у зв'язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії /.
  3. Уживати прямий порядок слів у реченні /підмет передує присудкові / у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Вживати зворотний порядок слів /присудок передує підмету / тоді, коли логічний наголос гадає на саму дію.
  4. Для чіткості висловлювання в простих реченнях вживається певний порядок розташування їх членів /означення мають передувати словам, вставні слова краще ставити на початку речення /.
  5. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу. Наприклад: «Враховуючи. . . Вважаючи. . . Беручи до увалі. . . Керуючись. . . Розглянувши поданий до затвердження проект. . . »
  6. Замінювати займенники іменниками.
  7. Не вживати емоційних виразів.

Оформлення сторінки

У діловодстві діють певні вимоги і правила щодо оформлення сторінки та її нумерації.

1 2 3 4 5 6