Легалізація документів

Правові аспекти легалізації документів, призначених для дії за кордоном

Що являє собою «апостиль» і «легалізація»? Все дуже просто. Для того щоб офіційні українські документи мали юридичну силу на території іноземних держав, їх необхідно належним чином засвідчити у відповідних міністерствах.

 Існують два способи такого посвідчення: проставлення штампу "апостиль" та консульська легалізація.

Вибір способу посвідчення (легалізації) залежить від країни, в якій Ви збираєтеся використовувати документи.

У процесі легалізації перевіряються підпис посадової особи і печатка державної установи, яка видала документ.

З метою спрощення процедури легалізації документів в 1961 році в Гаазі (Нідерланди) була підписана спеціальна Конвенція. Україна є учасницею Гаазької конвенції з 2003 року.

Так, офіційні українські документи, призначені для подання до установ іншої держави-учасниці конвенції, легалізуються шляхом проставлення спеціального штампа "апостиль".

Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією “Про консульські зносини” 1963 року, міжнародними договорами та чинним законодавством України.

Консульська легалізація офіційних документів - це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ. При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа

Легалізація в установленому порядку документа надає йому право на існування в міжнародному обігу.

Легалізації не підлягають:

  • документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;
  • оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз’яснення щодо їх застосування.
  • документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.

У разі виникнення сумніву в тому, що представлені документи відповідають законам України або держави перебування, консульська посадова особа має право звертатись до компетентних органів відповідної держави або до відповідних органів в Україні за офіційним роз’ясненням.

Легалізації підлягають також і офіційні документи, що надходять до закордонних дипломатичних установ України від Департаменту консульської служби МЗС України, а також ті документи, які надходять від закордонних дипломатичних установ України до Департаменту консульської служби МЗС України.

Департамент консульської служби МЗС України, Представництва МЗС на території України, закордонні дипломатичні установи України мають зразки печаток та підписів посадових осіб, які вповноважені здійснювати дії з консульської легалізації офіційних документів, складених за участю органів державної влади та органів місцевого самоврядування України, або таких, що від них виходять, дипломатичних представництв чи консульських установ іноземних держав.

При поданні офіційних документів на консульську легалізацію:

  • фізичні особи подають документ, який посвідчує особу, та заяву на вчинення консульської легалізації;
  • юридичні особи подають лист-звернення про вчинення консульської легалізації.

У разі подання заяви представником фізичної чи юридичної особи подається доручення або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб.

За консульську легалізацію справляється консульський збір.

Компетенція органів дипломатичної служби України з питань консульської легалізації

До компетенції Департаменту консульської служби МЗС України, а також Представництв МЗС на території України входять здійснення консульської легалізації офіційних документів, які виходять від офіційних органів України та іноземних держав, справляння консульських зборів за вчинення консульської легалізації, взаємодія з органами державної влади та місцевого самоврядування України та дипломатичними представництвами іноземних держав в Україні з питань консульської легалізації, а також надання інформації щодо питань консульської легалізації.

До компетенції закордонних дипломатичних

1 2 3