Характеристика офіційно-ділового стиля мовлення
У Законі «Про мови» записано: «Мовою роботи, діловодства й документації, а також взаємовідносин державних, партійних, громадських органів, підприємств, установ, організацій є українська мова».
Офіційно-діловий стиль (ОДС) — функціональний різновид мови, який слугує для спілкування в державно-політичному, громадському й економічному житті, законодавстві, у сфері управління адміністративно-господарською діяльністю. Належить до виразно-об'єктивних стилів; виділяється найвищою мірою книжності.
Основне призначення — регулювати ділові стосунки зазначених вище сферах та обслуговувати громадянські потреби людей у типових ситуаціях.
Під функціональним різновидом мови слід розуміти систему мовних одиниць, прийомів їх виокремлення та використання, обумовлених соціальними завданнями мовлення.
Мовленню у сфері управління притаманна низка специфічних особливостей. Учасниками ділового спілкування є органи та ланки управління — організації, заклади, підприємства, посадові особи, працівники. Характер і зміст інформаційних зв'язків, у яких вони можуть бути задіяні, залежать від місця установи в ієрархії органів управління, її компетенції, функціонального змісту діяльності. Ці стосунки стабільні й регламентуються чинними правовими нормами.
Специфіка ділового спілкування полягає в тому, що незалежно від того, хто є безпосереднім укладачем документа й кому безпосередньо його адресовано, офіційним автором та адресатом документа майже завжди є організація в цілому
Іншою важливою характеристикою ділового спілкування є конкретна адресність інформації.
Суттєвим фактором ділового спілкування, що впливає на характер управлінської інформації, є повторність дій і ситуацій. Управлінська діяльність — це завжди «гра за правилами». Як наслідок цього повторність управлінської інформації приводить до регулярності використовування весь час однакових мовних засобів.
Наступною характерною рисою ділового спілкування є тематична обмеженість кола завдань, що вирішує організація, а це, у свою чергу, є наслідком певної стабільності її функцій. Отже, можна вирізнити такі властивості управлінської інформації в умовах ділового спілкування:
- офіційний характер;
- адресність;
- повторність;
- тематична обмеженість.
Специфіка ОДС полягає в певних стильових рисах (ознаках), що притаманні лише йому, а саме:
— нейтральний тон викладу змісту лише у прямому значенні;
— точність та ясність повинні поєднуватися з лаконічністю, стислістю й послідовністю викладу фактів;
— документальність (кожний офіційний папір повинен мати характер документа), наявність реквізитів, котрі мають певну черговість, що дозволяє довго зберігати традиційні стабільні форми;
— наявність усталених одноманітних мовних зворотів, висока стандартизація вислову;
— сувора регламентація тексту; для чіткої організації текст поділяється на параграфи, пункти, підпункти.
Ці основні риси є визначальними у формуванні системи мовних одиниць і прийомів їх використання в текстах ділових, (управлінських) документів.
Мовознавець М. Пилинський зазначав, що найпершою традиційною ознакою досконалості для групи «нехудожніх» стилів, до яких належить й офіційно діловий, залишається стислість, а також такі вимоги:
— додержання основних загальномовних і функціонально-стилістичних мовних норм;
— слова й вирази, що безпосередньо пов'язані з думкою, повинні стояти в тексті якнайближче;
— дотримування максимально чіткого, послідовно-логічного і граматичного зв'язку між реченнями, що містять окремі судження;