Поняття робочого місця менеджера та його організація

прямий двосторонній зв'язок виділеного абонента з багатьма іншими і паралельне включення всіх абонентів для проведення телефонної наради.

Автоматичні набирачі номеру, телефонні відповідачі різного призначення, телефонні підсилювачі також дають можливість розширити можливості телефонного зв'язку.

Застосування автоматичних набирачів різних типів, що забезпечують автоматичне набирання різної кількості заздалегідь запрограмованих телефонних номерів, може зекономити значну кількість часу менеджерів, яким за характером їхньої роботи доводиться багато разів з'єднуватися по телефону з працівниками інших організацій.

Телефонний пристрій "Автонабір" дає можливість проводити автоматичне набирання запрограмованих номерів з кількістю серій (знаків) у номері до семи, а також послідовне автоматичне набирання номера, що складається з кількох запрограмованих номерів. Пульт пристрою, що має мікротелефонну трубку та набирач номеру, використовується також як абонентський апарат.

Найпростіші типи автоматичних телефонних відповідачів забезпечують можливість одержання інформації по телефону за відсутності абонента про його місцеперебування, час повернення. Відповідь записується на магнітофон і автоматично відтворюється по телефону під час кожного виклику. Застосування таких автовідповідачів зменшує навантаження телефонних ліній за рахунок скорочення часу на очікування і повторні набирання номера.

В інших (універсальних) типах телефонних автовідповідачів передбачена можливість запису і відтворення не тільки відповіді відсутнього абонента, а й короткого повідомлення, призначеного для нього. Крім того, в окремих моделях (наприклад, телефонний відповідач фірми "ЗБК Атлас Верке") є можливість прослуховувати по телефону з іншого апарата всі записані повідомлення. Для цього після набирання номера свого телефону при передаванні автовідповідачем закодованого тексту можна, користуючись спеціальним кодом, шляхом дистанційного управління включити магнітофон.

Слід зауважити, що вартість універсальних телефонних автовідповідачів ще досить висока, тому питання про їх застосування у кожному конкретному випадку має вирішуватися з урахуванням необхідності в цих технічних засобах і ступеня їх завантаження

Телефонні підсилювачі дають можливість вести телефонну розмову, не користуючись телефонною трубкою, причому в розмові можуть брати участь кілька осіб, робити записи та підбирати потрібні документи. Телефонні підсилювачі доцільно встановлювати у керівників і спеціалістів, що працюють в окремих кабінетах.

Використання магнітофонів для запису телефонних розмов звільняє від необхідності записувати або запам'ятовувати повідомлені дані. Фонограми розмови можуть бути записані на папері секретарем і використані, коли в цьому виникне необхідність. Електронні обчислювальні машини є основними технічними засобами, що входять нарівні із засобами збирання, фіксуванням, передаванням та зберіганням інформації до складу автоматизованих систем управління організації, розроблюваних і впроваджуваних сьогодні.

З метою швидкого копіювання і розмноження службових документів необхідно впровадити комплекс розмножувальної техніки. Для розмноження документації у великій кількості примірників рекомендуються засоби оперативної поліграфії. Для зняття копії з документа або його розмноження в кількох примірниках слід застосовувати копіювальні апарати типу "Ксерокс".

Застосування пневматичної і транспортної пошти всередині підприємства може певністю замінити звичайний кур'єрський зв'язок. У пневматичних установках документи, закладені в патрон, передаються спеціальними трубами під дією стиснутого повітря. Так можна пересилати заявки, накладні, наряди та інші документи.

Розрахунок потреби в технічних засобах можна здійснити двома методами: за кількістю робочих місць, на яких використовуються дані технічні засоби і виходячи із готового обсягу управлінських робіт за їх видами.

Правильний, економічно обґрунтований вибір технічних

1 2 3 4 5 6

Схожі роботи

Реферати

Курсові

Дипломні