Системи автоматизації діловодства і документообігу

Системи автоматизації діловодства і документообігу

Сьогодні на ринку систем автоматизації роботи з документами представлено велику кількість продуктів з різноманітними назвами. Через чисельність і часте змішування термінів оцінити ту чи іншу систему досить важко. Головним при цьому є правильне визначення об’єкта автоматизації та функцій системи.

Об’єктом автоматизації може бути діловодство або документообіг. Діловодство — це діяльність зі створення документів та організації роботи з ними. Під організацією роботи з документами розуміють створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів. Рух документів в організації з моменту їх одержання або створення до завершення виконання або відправлення позначається як документообіг. Документообіг становить близько 15—20 % діловодства. Діловодство і документообіг є окремими випадками більш загального поняття управління документами, яке, окрім них, включає ведення великих архівів документів, їх перетворення з однієї форми в іншу (наприклад, сканування і розпізнавання або публікація в Інтернет), розмежування і контроль доступу, координацію дій співробітників, а також тісну інтеграцію з офісними і прикладними програмами, що є інструментами обробки документів.

Сучасне українське діловодство здебільшого є спадком радянської системи. Залежно від виконуваних функцій розрізняють організаційно-розпорядницьке, бухгалтерське, нотаріальне, кадрове, технічне, медичне, військове та інші види діловодства. Кожний з них має свої відмітні риси, але спільним для будь-якої галузі та функції управління є організаційно-розпорядницьке (адміністративне) діловодство. Тому в разі впровадження системи автоматизації найчастіше йдеться про цей вид

Організаційно-розпорядницькі документи такі: організаційні — положення, статути, інструкції, правила; розпорядницькі — постанови, розпорядження, накази, вказів­ки, рішення; довідково-інформаційні — листи, доповідні і пояснювальні записки, протоколи, акти, огляди, звіти, стенограми, списки, переліки, реєстраційно-контрольні картки, графіки і т. ін. Щодо системи управління розрізняють потоки вхідних (тих, що надходять), вихідних (тих, що відправляються) та внутрішніх документів. Кожен документ у процесі свого життєвого циклу проходить певні стадії, які мають бути автоматизовані: створення, візування та узгодження, підписання та затвердження, реєстрація, розгляд, виконання, списання у справу, збереження, знищення. На етапі створення документ не має юридичної сили і є лише проектом. Після завершення підготовки, погодження, підписання, затвердження, проставлення печатки і штампу проект стає власне документом, набуває юридичної чинності і може використовуватися для доказу в суді і т. ін. Усе сказане стосується паперових документів, оскільки в національній правовій системі процедура експертизи справжності, доказу в суді, система реєстрації підписів (підпису фізичної особи на паспорті) і печаток застосовуються поки тільки до паперових документів. Можливість застосування такої процедури і відрізняє документ від простого тексту на папері чи будь-якому іншому носії. Таким чином, необхідною умовою переходу до автоматизованого документообігу є надання правового статусу електронним документам. За відсутності правової регламентації в національному масш­табі можливе використання тільки закритої (не зв’язаної із систе­мами інших установ) корпоративної системи електронного діловодства. В Україні ця проблема вирішується з ухваленням Закону «Про електронні документи та електронний документообіг», згідно з яким електронний документ — це документ, інформація в якому подана в електронній формі, що містить необхідні реквізити, зокрема електронний цифровий підпис. ЦП відрізняє електронний документ від звичайних файлів, дає змогу встановити його автентич­ність — підтвердити, що змістовна інформація документа не за­знала змін з моменту його підписання і документ підписаний певною особою. Отже, після накладання електронного підпису доку­мент набирає

1 2 3 4 5

Схожі роботи

Реферати

Курсові

Дипломні