Ділова українська мова 3
Дуже термінові – документи з позначенням «дуже терміново»;
- ступенем гласності – загальні, таємні, для службового користування (ДСК).
Таємні документи мають угорі праворуч позначення «Таємно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу «Для службового користування», що проставляється в правому верхньому кутку першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега.
- стадіями створення – оригінали, копії, витяг і дублікат.
Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили.
Копія – це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншого документа. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії.
Витяг – копія офіційного документа, що відтворює деяку частину і відповідно засвідчена.
Дублікат – повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу;
- складністю – прості й складні. Прості – містять інформацію з одного питання, складні – щодо двох і більше питань;
- строками зберігання – постійного, тривалого і тимчасового зберігання;
- технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним чи електронним способом;
- носієм інформації – оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
Документообіг – рух документів в установі, організації від часу їх створення чи одержання до закінчення виконання або надсилання. Сумарна кількість документів, що надійшли в організацію, установу і створені ними за певний період, становить обсяг документообігу.
Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів, розробляє методи оформлювання документів, принципи документообігу й побудови систем документації, називається документознавством.
9. Національний стандарт України.
Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163 – 2003 поширюється на організаційно-розпорядчі документи – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо.
Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.
Реквізит службового документа – це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і/або надання йому юридичної сили.
Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.
Формуляр-зразок – це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.
Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів:
- – зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим.
- – зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування).
- – зображення державних нагород
- – код організації.
- – код форми документа.
- – назва організації вищого рівня.
- – назва організації.
- – назва структурного підрозділу організації.
- – довідкові дані про організацію.
- – назва виду документа.
- – дата документа.
- – реєстраційний індекс документа.
- – посилання на реєстраційний індекс та дату вхідного документа, на якого дають відповідь.
- – місце складання або видання документа.
- – гриф обмеження доступу до документа.
- – адресат.
- – гриф затвердження документа.
- – резолюція.
- – заголовок до тексту документа.
- – відмітка про контроль.
- – текст документа.
- – відмітка про наявність додатка.
- – підпис.
- – гриф погодження документа.
- – візи документа.
- – відбиток печатки.
- – відмітка про засвідчення копій.
- - прізвище виконавця і номер його телефону.
- – відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
- – відмітка про наявність документа в електронній формі.
- – відмітка про надходження документа до організації від адресата.
- – запис про державну реєстрацію.