Ділова українська мова 4
- Назву виду документа пишуть з великої літери посередині рядка, крапку не ставлять.
- Текст розпочинають з абзацу, дотримуючись у викладі такої структури: прохання (прошу надати, прошу зарахувати, прошу перевести, прошу звільнити тощо) і обґрунтування прохання (у зв'язку з, оскільки, за, для, через тощо).
- Додаток подають у складній заяві, оформлюють кількома способами: а) після тексту заяви з великої літери пишуть До заяви додаю і подають повні назви документів у формі знахідного відмінка; б) після тексту пишуть До заяви додаються такі документи або Додаток і вказують назви документів у формі називного відмінка.
До заяви додаю:
- Копію диплома про вищу освіту.
- Трудову книжку.
Додаток:
- Копія диплома про вищу освіту.
- Трудова книжка.
- Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом ліворуч без абзацного відступу.
- Підпис заявника без розшифрування – праворуч.
6. Прес-реліз.
Прес-реліз– це стисле повідомлення для преси про якусь важливу подію. Його можна використовувати під час розроблення та реалізації проекту для безперервного інформування як громадськості, так і засобів масової інформації. Прес-реліз – інформативний документ, що повідомляє яку-небудь новину. Особливості прес-релізу: він повинен бути лаконічним, ємним, логічним. Своєрідність прес-релізу на відміну від прямої реклами і тематичної статті полягає в тому, що це коротке повідомлення, яке містить у собі ту або іншу новину.
Умовно прес-релізи можна переділити на два види: стандартний і спеціальний.
Стандартний прес-реліз
Спеціальний прес-реліз
Реквізити прес-релізу:
- Дата подання.
- Назва виду документа.
- Назва установи, яка підготувала прес-реліз.
- Контактна особа, номер телефону та адреса отримання подальшої інформації.
- Заголовок.
- Текст, який містить відомості про зміст події, організаторів, місце, час, причини і значення події.
Вимоги до оформлення прес-релізу
Використовуйте білий папір високої якості формату А4 чи фірмовий бланк зі стандартними атрибутами (логотипом, назвою, адресою, телефонами), можна також розробити спеціальний бланк для прес-релізів
Заголовок прес-релізу оформлюють жирним шрифтом, великими літерами (кегль – 14), а через подвійний інтервал – текст (кегль – 12 ) – з інтервалом 1,5.
Документ друкують, дотримуючись берегів: лівий – 30 мм, правий – 15 мм, верхній – 15 мм, нижній – 30 мм, лише з одного боку аркуша. Якщо текст не вміщується на одній сторінці, внизу зазначають продовження далі.
Прес-реліз подають у ЗМІ та інформаційні агентства декількома способами: поштою, факсом, електронною поштою, приносять особисто.
Обов'язково телефонують до редакції, аби пересвідчитися в тому, що ваш матеріал надійшов.
Переймаючись долею прес-релізу, не будьте надто настирливими, відчувайте міру. Якщо ж ваша інформація з'явилася у пресі, обов'язково зателефонуйте в редакцію і чемно подякуйте: дружні відносини з журналістами – основа тісної співпраці та гарантія появи в ЗМІ інформації про вашу організацію.
7. Звіт.
Звіт – це письмове повідомлення про виконання певної роботи (завдань, доручень за певний проміжок часу).
Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти оформлюються на спеціально виготовлених друкарським способом бланках. Текстові звіти здебільшого виконуються довільно, але існують усталені вимоги до їх оформлення.
Реквізити:
- Назва виду документа.
- Заголовок (вказують установу, напрям діяльності, звітний період).
- Текст, який має такі частини: вступ (вказують коло завдань, які були поставлені перед установою (особою) за звітний період); основна частина (опис та аналіз виконаної роботи); висновки (пропозиції, зауваження, плани на майбутнє).
- Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.
- Дата.
- Печатка.
Звіт повинен мати композиційну чіткість, логічну послідовність у викладі, обґрунтованість висновків і пропозицій, стислість, точність формулювань. Текст звіту великий за обсягом звіт поділяють на частини, кожна з яких має свій заголовок.
Звіти про виконання одноразових завдань і доручень не затверджуються й адресуються керівникові, від якого отримано завдання. Печатка, штамп установи й підпис керівника мають бути лише у зовнішніх звітах.